Setting the stage

Warum gutes Onboarding so wichtig ist

Wir Personaler jammern gerne über den Fachkräftemangel. Und verstecken wir uns vielleicht auch ein wenig dahinter, wenn das Business wieder einmal nach dem dreisprachigen 28jährigen Fachexperten mit Masterabschluss und sechs Jahren Berufserfahrung verlangt? Wie auch immer – Unternehmen stecken jedes Jahr Millionenbeträge ins Recruiting. Aber haben sie dann endlich die Traumbesetzung gefunden (oder sind sie verzweifelt genug, sich das einzureden), tun sie erstaunlich wenig dafür, um den Neuankömmling so willkommen zu heißen, dass er auch bleiben möchte. Ich habe häufig das Gefühl, dass die Wertschätzung des neuen Mitarbeiters mit der Abgabe des unterschriebenen Vertrages endet. Es ist ein wenig wie in einer Ehe: Hat mein Herzensmensch erst einmal „ja“ gesagt, kann ich endlich ungeduscht auf der Couch herumgammeln und hemmungslos Chips in mich hineinstopfen.

Für mich besteht ein gutes Onboarding aus vier Phasen:

1. First contact:

Bereits der erste Kontakt mit dem Recruiter entscheidet darüber, ob ich einen potentiellen Arbeitgeber attraktiv finde oder nicht. Den Klassiker unter den recruiting fails kennt jeder: Die Direktansprache über Xing oder LinkedIn, bei der nach dem ersten Satz klar wird, dass sich der Absender das Profil gar nicht angesehen, sondern nur drei Stichwörter durch die Suche gejagt hat. Im Ernst, hat jemand von euch schon mal auf so eine Anfrage geantwortet? Der Recruiter ist das Aushängeschild des Unternehmens, also sucht euch gute Leute, die eure Firma authentisch und ehrlich repräsentieren und eine gute candidate experience gewährleisten. Dazu gehört auch eine ansprechende Stellenausschreibung, ein barrierefreier, zügiger Bewerbungsprozess sowie die Möglichkeit, das zukünftige Team und die Arbeitsumgebung kennenzulernen.

2. Der Arbeitsvertrag:

Der Recruiter hat sein Bestes getan, der Bewerber ist an der Angel und wartet auf unser Angebot – spätestens jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich des guten alten Fachkräftemangels zu besinnen, denn mit hoher Wahrscheinlichkeit hat der Kandidat nicht nur unseren Vertrag im Briefkasten, sondern auch noch zwei andere. Ok, wenn einer der Verträge die heißersehnte und mit 20k höher dotierte Teamleiterstelle in Dreilinden ist, von der der Bewerber nur zehn Gehminuten entfernt wohnt, kann man nichts machen. Aber an sonsten können Kleinigkeiten den Ausschlag geben: In meinem letzten Job habe ich ein Startup mit aufgebaut. Und dabei lernt man Recruiting, denn ohne Kapazitäten, Budget und Employer Brand gute Leute zu finden, ist die absolute Königsdisziplin. Damals habe ich zu allen Arbeitsverträgen, die wir versendet haben, eine Handvoll Bonbons gelegt, zusammen mit einer handgeschriebenen Grußkarte. Ich fand das einfach nett und hatte keine Hintergedanken – aber das Feedback der Leute war enorm. Nicht wenige haben mir später gesagt, dass sie vor allem wegen dieser liebevollen Vertragspäckchen unterschrieben haben.

Unterschätzt auch nicht eine gute Betreuung vor dem signing: Seit ansprechbar und hilfsbereit, haltet den Kontakt zum Bewerber, unterstützt ihn, wenn er umziehen muss. Klar nervt das auch mal, aber es wird euch mit commitment gedankt werden.

3. Lost in space am ersten Arbeitstag

Es ist Monatsanfang, der erste Arbeitstag. Selbstverständlich haben wir uns bereits im Voraus darum gekümmert, dass dem neuen Kollegen alles zur Verfügung steht, was er benötigt: Der Schreibtisch ist aufgebaut, der Rechner funktioniert, die Mail- und Serverzugänge sind angelegt… Selbstverständlich? Mitnichten. In der Realität ist der neue Kollege in den ersten Tagen wahrscheinlich erst einmal damit beschäftigt, seine eigene Arbeitsfähigkeit herzustellen. Das muss doch nicht sein, er ist schon durch viele neue Gesichter und einen Haufen fachlichen Input verunsichert genug. Muss man ihm dann noch mit der Einrichtung des Druckers und einer nicht funktionierenden Zugangskarte stressen? Nö. Stellt dem armen Menschen eingerichtete Hardware auf den Schreibtisch, daneben je nach Firmenkultur einen Blumenstrauß, einen Hoodie oder eine Flasche Gin und lasst ihn  in Ruhe ankommen.

Ich bin übrigens Fan davon, den ersten Tag oder die erste Arbeitswoche komplett durchzuplanen. Hier ein paar Ideen:

  • Vorstellungsrunde: z.B. bei einem gemeinsamen Teamfrühstück
  • Administratives: Zeit für Fragen und Hilfe beim Bekämpfen des Papierberges. Hier sind vor allem internationale Kollegen für jede Hilfe dankbar.
  • Probezeitplan: Aufzeigen von Agenda und Zielen der nächsten drei bis sechs Monate
  • Kennenlernen des Unternehmens: Was ist unsere Vision, wie sind die Unternehmensziele? Wie ist die Firma aufgebaut? Wer ist das Management? Was macht unsere Kultur aus? Unser Geschäftsführer Thomas z.B. lässt es sich nicht nehmen, diesen Teil alle zwei Wochen in unserer Onboarding-Veranstaltung selber zu übernehmen.
  • Gemeinsamer Abschluss des Tages mit einem Abendessen oder einem Teamevent

4. Die Probezeit

Der Begriff „Probezeit“ hat sich als Bezeichnung für die ersten sechs Monate eines neuen Arbeitsverhältnisses eingebürgert. Rechtlich gesehen ist das der Zeitraum, in dem das Kündigungsschutzgesetz noch nicht greift. Heißt, der Arbeitgeber kann den Mitarbeiter von heute auf morgen auf die Straße setzen. Heißt aber auch, dass der Mitarbeiter jederzeit verschwinden kann und eine schmerzhafte und teure Lücke hinterlässt – kann also für beide Seiten doof ausgehen. Klare Verhältnisse in der Probezeit sind daher sehr hilfreich: Setzt einen strukturierten Einarbeitungsplan auf. Dieser sollte regelmäßige Feedbackgespräche (nach vier Wochen, nach drei Monaten, zum Ende der ersten sechs Monate) mit festgelegten Beurteilungsparametern  sowie die zu erreichenden fachlichen und persönlichen Ziele enthalten. Ein klares, ehrliches Erwartungsmanagement ist die beste Voraussetzung für ein erfolgreiches Onboarding.