Seit einigen Jahren ist die wirtschaftliche Lage in Deutschland nicht mehr so stabil wie wir es lange Zeit gewohnt waren. Erst kam die Covid-Pandemie, dann der Ukrainekrieg und jetzt geht’s weiter im Nahen Osten. Mittlerweile spielt auch KI eine große Rolle, wenn es darum geht, Personalkosten durch automatisierbare Prozesse einzusparen. In vielen Branchen kommt es früher oder später zu größeren Umstrukturierungen, die oft auch mit Stellenabbau verbunden sind. Ich möchte euch deswegen heute einen Überblick darüber geben, wie es sich auf unternehmerische Reorganisationen auswirkt, wenn es in der betroffenen Firma einen Betriebsrat gibt.

Bevor wir in den Prozess einsteigen, ist es wichtig, einige Begriffe zu klären:

• Betriebsänderung (§111 S. 1 BetrVG): Eine arbeitgeberinitiierte wesentliche Veränderung (Neuausrichtung, Einschränkung oder Stilllegung) des gesamten Betriebs oder relevanter Unternehmensteile.

In der Regel ist eine Betriebsänderung mit erheblichen Nachteilen für Arbeitnehmende verbunden. Daher ist der Betriebsrat bereits in der Planungsphase der Änderungsmaßnahmen zu involvieren, sobald die wesentlichen Auswirkungen bekannt sind (nicht schon während der Vorüberlegungen). Konkrete Kriterien für eine Betriebsänderung nach §111 S. 3 BetrVG sind:

a) Schließung oder deutliche Einschränkung des Betriebes oder eines wesentlichen Betriebsteils. Hierzu gehört auch der ausschließliche Personalabbau, sofern die u. g. Kriterien für eine Massenentlassungsanzeige zutreffen.

b) Standortverlegung des Betriebs oder eines wesentlichen Betriebsteils

c) Zusammenschluss mehrerer Betriebe oder Aufspaltung eines Unternehmens in mehrere Betriebe

d) Änderung des Betriebszwecks oder der Betriebsorganisation

e) Einführung neuer Arbeitsmethoden oder Fertigungsverfahren

Ein reiner Betriebsübergang etwa bei Verkauf des Unternehmens ist keine Betriebsänderung.

• Interessenausgleich: Ein Interessenausgleich ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, der die wesentlichen Elemente (Was? Wie? Wann?) einer Betriebsänderung enthält, also der Ablaufplan einer organisatorischen Änderung. Ein Interessenausgleich ist freiwillig und kann nicht erzwungen werden, die Arbeitgeberseite muss aber im Zweifelsfall nachweisen, ernsthaft versucht haben, mit dem Betriebsrat zu einer Einigung gekommen zu sein. Das kann auch bedeuten, dass die Einigungsstelle angerufen werden muss, allerdings ist deren Spruch in diesem Kontext nicht erzwingbar.

• Sozialplan: Wenn es im Rahmen der Betriebsänderung zu arbeitgeberinitiierten Kündigungen kommt, ist im Rahmen der Sozialauswahl zu ermitteln, welche Arbeitnehmenden sozial am wenigsten schutzbedürftig (etwa aufgrund von Alter, Unterhaltszahlungen etc.) sind. Die Verpflichtung zur Sozialauswahl entfällt, wenn alle betroffenen vergleichbaren Mitarbeitenden zur gleichen Zeit entlassen werden. Im Gegensatz zum Interessenausgleich kann der Sozialplan vom Betriebsrat erzwungen werden, auch in der Einigungsstelle.

• Massenentlassung: Ab einer Unternehmensgröße von 21 Angestellten sind Unternehmen dazu verpflichtet, bei arbeitgeberseitigen Kündigungen in bestimmten Größenordnungen spätestens 30 Kalendertage vor Aussprache der Entlassungen (Kündigung oder Aufhebungsvereinbarung) bei der zuständigen Agentur für Arbeit Anzeige über die geplante Massenentlassung zu machen. Auch der Betriebsrat ist rechtzeitig zu informieren, wobei „rechtzeitig“ hier bedeutet, dass der Betriebsrat in umfassender Form und so zu unterrichten ist, dass er noch die Möglichkeit hat, Rückfragen und Vorschläge einzureichen, bevor die Entlassungen durchgeführt werden. Diese sind ergebnisoffen zu besprechen. Zwei Wochen Vorlaufzeit vor Einreichung der Massenentlassungsanzeige haben sich in der Praxis bewährt. Die Kriterien für die Massenentlassungsanzeige sind in § 17 Abs. 1 KSchG zu finden. Im Wesentlichen geht es dabei um den folgenden Absatz:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der Agentur für Arbeit Anzeige zu erstatten, bevor er

1.in Betrieben mit in der Regel mehr als 20 und weniger als 60 Arbeitnehmern mehr als 5 Arbeitnehmer,

2. in Betrieben mit in der Regel mindestens 60 und weniger als 500 Arbeitnehmern 10% der im Betrieb regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmer oder aber mehr als 25 Arbeitnehmer

3. in Betrieben mit in der Regel mindestens 500 Arbeitnehmern mindestens 30 Arbeitnehmer

innerhalb von 30 Kalendertagen entlässt. Den Entlassungen stehen andere Beendigungen des Arbeitsverhältnisses gleich, die vom Arbeitgeber veranlasst werden.“

Wie läuft nun ein entsprechender Reorganisationsprozess mit Stellenabbau ab?

Nehmen wir als Beispiel eine mittelständische GmbH mit 1.000 Angestellten und Betriebsrat. Die IT-Abteilung soll an einen Drittanbieter im Ausland ausgelagert werden, ein Großteil der lokalen Mitarbeitenden der IT-Abteilung (70 Personen) soll daher zeitgleich entlassen werden.

Damit ist Kriterium 3 für die anzeigepflichtige Massenentlassung erfüllt. Weiterhin liegt eine Betriebsänderung vor, da ein wesentlicher Betriebsteil der GmbH deutlich eingeschränkt wird. Der Prozessablauf kann definiert werden.

Planungsphase:

• Konkrete Festlegung von Ziel und Inhalt der Reorganisation. Dazu gehört auch die Erstellung einer Übersicht aller betroffenen Mitarbeitenden einschließlich ihrer Positionen sowie ein Organisationscharts der Soll- und Ist-Organisation.

• Planung des Budgets der Maßnahme. Dies ist unter anderem auch deswegen wichtig, damit in den folgenden Verhandlungen mit dem Betriebsrat finanzielle Grenzen gesetzt werden können.

• Den HR-Workflow planen. Die Anzeige der Massenentlassung, die operative Umsetzung von Kündigungen bzw. die Erstellung von Aufhebungsverträgen und weitere operative Schritte sind nicht sexy, weswegen sie gerne bei der Planung vernachlässigt werden, aber das ist  zeitintensive Arbeit, die gemacht ordentlich werden muss, um den Gesamtprozess nicht zu gefährden. Ich rate zu einer großzügigen Planung von zeitlichen und personellen Ressourcen, auch für die Zeit nach der Durchführung der Maßnahme.

• Erstellung eines Kommunikationsplanes zur rechtzeitigen Information von Betriebsrat, Führungskräften, Belegschaft und ggf. weiteren Stakeholdern. Und die Weihnachtsfeier muss auch nicht unbedingt in der Woche nach den Entlassungen stattfinden.

• Planung der Timeline des Projektablaufs, rückwärts ab dem Zeitpunkt des voraussichtlichen Entlassungsdatums gerechnet.

Informationsphase:

Umfängliche erste Unterrichtung des Betriebsrates und ggf. auch des Wirtschaftsausschusses über die geplante Maßnahme. Diese sollte beinhalten:

• Hintergründe und Ziel der geplanten Maßnahme

• Umfang und Konsequenzen

• Um die Informationsphase nicht unnötig in die Länge zu ziehen, rate ich zur sofortigen Bereitstellung umfangreicher Informationen. Unternehmen scheuen sich oft, dem Betriebsrat vertrauliche Details zur Verfügung zu stellen, auch aus Angst, dass etwas davon an die Belegschaft „durchsickert“. Diese Zurückhaltung löst in der Regel aber nur eine Diskussion über die Rechte und Pflichten eines Betriebsrates aus und verzögert die Zusammenarbeit damit unnötig. Man muss sich an dieser Stelle vor Augen führen, dass es die Aufgabe eines Betriebsrates ist, die Angestellten des Unternehmens zu beschützen. Und dieser Aufgabe kann der Betriebsrat nicht nachkommen, wenn er nicht ausreichend informiert ist, daher billigt der Gesetzgeber dem BR diese umfangreichen Informationsrechte zu. Wenn ihr euch unsicher darüber seid, ob der BR seiner Pflicht zur Verschwiegenheit nachkommen wird, könnt ihr die Betriebsratsmitglieder vor Offenlegung der Daten eine zusätzliche Verschwiegenheitserklärung unterschreiben lassen.

• Kein must have, aber für die anstehenden Verhandlungen ist es sinnvoll, Verhandlungstermine mit dem Betriebsrat zu vereinbaren und die zu besprechenden Agendapunkte vorab festzulegen. Optimalerweise habt ihr auch schon eine Vorlage für eine entsprechende Betriebsvereinbarung, an der ihr euch orientieren könnt. Sind mehrere Maßnahmen zu Betriebsänderungen absehbar, kann es auch hilfreich sein, mit dem Betriebsrat bestimmte Konditionen in einer Rahmenvereinbarung festzulegen, die man dann wiederholt einsetzen kann.

Verhandlungsphase:

• Mit dem Betriebsrat ist zu besprechen, ob die Betriebsänderung notwendig ist, wie sie durchgeführt werden soll und wie die Auswirkungen auf die Belegschaft abzumildern sind. Die Arbeitgeberseite kann, muss aber nicht den oben genannten Interessenausgleich anbieten. Wenn man sich zu betriebsbedingten Arbeitgeberkündigungen entscheidet, ist ein Sozialplan abzuschließen. Alternativ kann eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden, in der die Konditionen von Aufhebungsangeboten festgehalten wird. Die Sozialauswahl kann dann Teil dieser Betriebsvereinbarung sein.

Umsetzungsphase:

• Formale Information des Betriebsrates über die geplante Massenentlassung mindestens zwei Wochen vor der Massenentlassungsanzeige bei der Agentur für Arbeit. Der Betriebsrat kann, muss aber nicht zu der geplanten Massenentlassung Stellung nehmen.

• Übermittlung der Massenentlassungsanzeige an die Agentur für Arbeit spätestens 30 Kalendertage vor Durchführung der Entlassungen. Die Massenentlassungsanzeige muss umfassende Informationen zum Unternehmen und der geplanten Maßnahme enthalten, ebenso wie die Stellungnahme des Betriebsrates. Wenn keine Stellungnahme des Betriebsrates vorliegt, muss der Anzeige die Information über die Einbeziehung des Betriebsrates beigefügt werden. Wurde ein Interessenausgleich abgeschlossen, ist dieser ebenfalls der Agentur vorzulegen. Achtung, wenn die Massenentlassungsanzeige nicht formal korrekt erfolgt ist, sind anschließende Kündigungen anfechtbar.

• Aufsetzen von Kündigungen bzw. Aufhebungsverträgen und ggf. weiteren Dokumenten.

• Rechtzeitiges Terminieren und Durchführen der Kündigungsgespräche am Tag X.

Nachbereitung:

Auch bei der besten Planung können Dinge schief gehen. Leute werden krank, die Technik fällt aus, you name it. Ich empfehle daher, unbedingt etwas Pufferzeit zum Aufräumen im Nachgang an die Maßnahme einzuplanen. Zudem wird HR Operations mit der Erstellung von Zeugnissen, Bescheinigungen und Systempflege einiges zu tun haben. Dies gilt es bei der Personalplanung zu berücksichtigen.